Agence Welkom accompagne les entreprises de Strasbourg et de l’Eurométropole dans l’externalisation de leur accueil quotidien.
Accueil des visiteurs, standard téléphonique et services associés : nous mettons en place une équipe adaptée à votre site, à vos horaires et à vos procédures, avec un suivi assuré depuis notre implantation Grand Est à Geispolsheim.
Confier votre accueil à un prestataire spécialisé permet de disposer d’une organisation structurée tout en conservant une qualité de service constante pour vos visiteurs, clients et collaborateurs.
Nous définissons avec vous les missions, les horaires, les profils nécessaires et les procédures à appliquer sur votre site.
L’objectif est simple : intégrer une équipe d’accueil professionnelle à votre organisation tout en assurant son recrutement, son encadrement et la continuité du service.
Pour découvrir notre approche complète, consultez notre service d’accueil en entreprise.
Premier point de contact avec votre entreprise, l’accueil participe directement à l’image de votre site.
Nos hôtes et hôtesses peuvent assurer la réception des visiteurs, leur identification, leur orientation, la gestion des badges et des accès ainsi que leur prise en charge jusqu’à l’interlocuteur concerné.
Selon votre organisation, la prestation peut également intégrer l’accueil téléphonique : réception des appels entrants, identification de la demande, transfert vers les bons interlocuteurs et prise de messages.
Les consignes et procédures sont définies en amont pour assurer une réponse cohérente avec votre entreprise.
L’équipe d’accueil peut prendre en charge certaines missions complémentaires : préparation ou réservation des salles de réunion, réception des plis et colis, gestion des coursiers ou tâches administratives liées au fonctionnement de l’accueil.
Le périmètre est adapté aux besoins réels de chaque site.
Une prestation d’accueil efficace ne doit pas donner l’impression d’un service extérieur.
Les profils sont sélectionnés selon votre environnement, votre public, vos horaires et le niveau de service attendu. Lors de la prise de poste, ils sont préparés à vos procédures internes, outils, consignes, codes vestimentaires et règles de confidentialité.
Cette préparation permet aux hôtes et hôtesses de représenter votre entreprise avec une posture cohérente et de s’intégrer naturellement au fonctionnement quotidien du site.
Externaliser l’accueil implique également de prévoir les absences et les imprévus afin de maintenir le service.
Les plannings et modalités de remplacement sont anticipés afin de limiter les ruptures de service en cas d’absence ou d’indisponibilité d’un membre de l’équipe.
Les profils de remplacement disposent des informations nécessaires pour reprendre la mission dans de bonnes conditions.
Nos équipes assurent le suivi de la prestation, la coordination des hôtes et hôtesses et les ajustements nécessaires au fil de la mission.
Un interlocuteur identifié facilite les échanges avec votre entreprise et permet de suivre la qualité de service, les éventuels besoins d’évolution et l’organisation des équipes.
Notre implantation à Geispolsheim, aux portes de Strasbourg, nous permet d’accompagner les entreprises de l’Eurométropole, du Bas-Rhin et plus largement d’Alsace.
Agence Welkom – Grand Est
5 rue Ampère
67118 Geispolsheim
03 67 10 25 28
Cette présence locale facilite le recrutement, le suivi des équipes et la gestion opérationnelle des prestations régulières.
Pour des besoins ponctuels liés à un salon, un congrès ou une réception professionnelle, découvrez également notre agence d’hôtes et hôtesses à Strasbourg.
Nous adaptons les prestations d’accueil aux contraintes de différents environnements : sièges sociaux, bureaux, établissements recevant des visiteurs, sites tertiaires, sites à accès contrôlé ou organisations multisites.
Les missions et les profils sont définis selon la fréquentation du site, les horaires, les procédures internes et les services attendus.
Oui. La prestation peut concerner l’ensemble de la fonction accueil ou seulement certaines missions : accueil physique, standard téléphonique, gestion des visiteurs ou services associés. Le dispositif est construit selon votre organisation existante.
Les modalités de continuité sont définies lors de la mise en place de la prestation. En cas d’absence, un profil de remplacement préparé aux principales consignes du site peut être mobilisé afin de maintenir l’accueil.
Oui. Nous pouvons réunir les deux fonctions au sein d’une même prestation lorsque l’organisation et le volume d’activité du site le permettent.
Nous sommes fière de collaborer avec des partenaires prestigieux.
5 rue Ampère, 67118 Geispolsheim
03 67 10 25 28
8–10 rue des Blés 93210 Saint-Denis
01 84 16 25 34
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